เครื่องถ่ายเอกสาร
ความหมายและความสำคัญ
เครื่องถ่ายเอกสารมีวิวัฒนาการจากระบบการใช้กล้องถ่ายภาพ จนกระทั่งในปี ค.ศ. 1959 Chester Carlson นักกฎหมายชาวอเมริกัน ได้คิดประดิษฐ์เครื่องถ่ายเอกสารขึ้นมาเป็นเครื่องแรกได้สำเร็จจนเป็นเครื่องถ่ายเอกสารที่มีประสิทธิภาพ เครื่องถ่ายเอกสารเป็นเครื่องใช้สำนักงานที่ได้รับความนิยมและมีความจำเป็นต่อหน่วยงานเป็นอันมากในด้านการทำสำเนาเอกสารให้มีความชัดเจน สามารถทำสำเนาได้เหมือนกับต้นฉบับมากที่สุด
ก่อนใช้เครื่องต้องศึกษาราละเอียดของเครื่องถ่ายเอกสารที่มีอยู่ในสำนักงานเพราะมีอยู่มากมาย หลายรุ่น หลายแบบ โดยดูจากคูมือประจำเครื่อง เครื่องถ่ายเอกสารที่มีทั้งแบบถ่ายเอกสารธรรมดาและแบบย่อขยาย มีทั้งชนิดสีขาว-ดำ และสีธรรมชาติ ซึ่งได้รับการพัฒนาให้ทันสมัยอยู่เสมอ
ประโยชน์ของเครื่องถ่ายเอกสาร
1. มีความสะดวกรวดเร็ว
2. มีการทำสำเนาที่มีความชัดเจน
3. เกิดความประหยัดเวลา
4. ประหยัดค่าใช้จ่าย
5. ไม่ต้องพิมพ์เอกสารที่เหมือนกันทุกประการ
6. งานที่พิมพ์ไว้และได้แก้ไขแล้วจะไม่ปรากฏรอยให้เห็น
7. ทำสำเนาได้โดยไม่จำกัดจำนวน
8. มีวิธีการผลิตที่ง่าย
9. ถ่ายเอกสารที่เป็นรูปได
ขันตอนการถ่ายเอกสาร
1. วางต้นฉบับที่จะถ่ายเอกสารคว่ำหน้าลงบนแผ่นกระจกของเครื่องถ่ายเอกสาร
2. กดปุ่มเลือกขนาดของขนาดของกระดาษที่ต้องการเป็นสำเนา
3. หากต้องการสำเนามากกว่า 1 ฉบับให้กดปุ่มตัวเลขเลือกจำนวนสำเนาที่ต้องการ
4. กดปุ่มถ่ายเพื่อให้ได้สำเนาตามที่ต้องการ
5. ก่อนการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร ผู้ใช้ควรศึกษารายละเอียด วิธีใช้และคำแนะนำต่าง ๆ จากคู่มือของเครื่อง และทำตามคำแนะนำของเครื่อง
6. การติดตั้งเครื่องถ่ายเอกสาร ไม่ควรตั้งในที่ที่มีฝุ่นมาก ๆ เพราะจำทำให้ฝุ่นเข้าไปในเครื่องทำให้เกิดการขัดข้อง
7. การใช้เครื่องถ่ายเอกสาร มักจะมีการนำเอารวดเย็บกระดาษมาใช้เย็บกระดาษที่ถ่ายเอกสารจึงควรระวังรวดเย็บกระดาษจะตกเข้าไปในเครื่อง
8. ควรตรวจดูผงหมึกให้มีปริมาณเพียงพอในการใช้งาน
9. กระดาษที่นำมาใช้ถ่ายเอกสารจะต้องไม่มีความชื้น เพราะหากกระดาษมีความชื้นจะทำให้สำเนาที่ได้ไม่มีคุณภาพ
10. ปิดสวิตซ์ไฟหลังจากเลิกใช้งาน ไม่ควรเปิดเครื่องทิ้งไว้หากไม่ได้ใช้งาน เพราะจะทำให้เครื่องร้อน
11. ใช้ผ้าคลุมเครื่องเพื่อป้องกันฝุ่นละอองเข้าเครื่อง
12. ควรคลี่กระดาษก่อนเข้าเครื่องและไม่ใสกระดาษลงไปในถาดป้อนกระดาษ เกินขีดจำกัดเพื่อป้องกันไม่ให้กระดาษติด
การถ่ายเอการแบบอัตโนมัติ
1. ให้ตรวจดุไฟบอกหน้าที่การถ่ายเอกสารแบบอัตโนมัติว่าอู่ในตำแหน่งเปิดความเข้มจะปรับเองโดยอัตโนมัติตามคุณภาพ และความเข้มของต้นฉบับเอกสาร
2. ปรับการถ่ายเอกสารด้วยความคมชัดในแบบการใช้ระบบควบคุมการถ่ายเอกสารแบบอัตโนมัติหากสีของต้นฉบับเข้มเกินไปหรือออ่อนเกินไปในเวลาการใช้ระบบควบคุมการถ่ายเอกสารอัตโนมัติโดยปรับความชัดดังนี้ กดปุ่มการใช้ตามโปรแกรม อักษร E จะปรากฏในช่องบอกสำเนา กดปุ่มหมายเลข 7 ขนาดการตั้งความเข้มในการถ่ายเอกสารนี้ จะเป็นตัวเลขกระพริบในช่องไฟบอกความเข้ม ตั้งเพิ่มหรือลดโดยกดปุ่มปรับความเข้ม ยิ่งค่าสูงขึ้นเท่าใด ความเข้มของสีเท่านั้นตัวเลขค่ายิ่งจะลดลงเท่าใด
3. การควบคุมด้วยมือ กดปุ่ม เปิด/ปิด ของระบบควบคุมความเข้มอัตโนมัติ ให้ไฟบอกระดับความเข้มอัตโนมัติอยู่ในตำแหน่งปิด ตั้งความเข้มหรือลดโดยกดปุ่มปรับความเข้ม การตั้งนั้นเลขยิ่งใหญ่ขึ้นสำเนาถ่ายจะมีความเข้มจางลง เลขยิ่งเล็กลง สำเนาถ่ายจะมีความเข้มขึ้น
4. ตั้งจำนวนสำเนาที่ต้องการ ตั้งสำเนาที่ต้องการด้วยการกดปุ่มตัวเลข ซึ่งจำนวนสำเนาที่ต้องการจะปรากฏบนช่องนับจำนวนให้เห็น
5. ในกรณีที่กดเลขผิดให้กดปุ่มเคลียร์/สต็อป จากนั้นกดปุ่มตัวเลขที่ถูกต้อง
6. เริ่มถ่ายเอกสาร กดปุ่มพิมพ์ เครื่องจะเริ่มถ่ายเอกสาร เครื่องจะนับสำเนาเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ครั้งละหนึ่งตามจำนวนที่ถ่าย จำนวนสำเนาที่ตั้งไว้จะปรากฏที่ช่องนับสำเนา ในขณะกดปุ่มพิมพ์เพื่อที่การถ่ายเอกสารเป็นจำนวนมาก เมื่อต้องการให้เครื่องหยุดกลางคัน ในระหว่างการถ่ายเอกสารหลายฉบับ ให้กดปุ่มเคลียร์
การถ่ายเอกสารที่มีต้นฉบับใหญ่
1. การถ่ายหนังสือพิมพ์ขนาดใหญ่ หนังสือขนาดใหญ่ และเอกสาร เปิดแผ่นยึด ต้นฉบับขึ้น ยกไปทางด้านซ้าย จากนั้นยกขึ้นเพื่อให้หลุดออกมา
2. ถ่ายสำเนา หลังจากนั้นใส่แผ่นยึดต้นฉบับกลับคืน โดยเลือกคาสเซ็ทอัตโนมัติ ดูว่าไฟแสดงระบบการถ่ายด้วยมืออยู่ใน OFF ตำแหน่งเปิด เมื่อว่างต้นฉบับแล้วและเมื่อแผ่นยึดต้นฉบับปิดลงแล้ว จะมีการเลือกคาสเซ็ทที่มีขนาดเดี่ยวกับต้นฉบับ และจะมีดวงไฟแสดงให้ทราบ นอกจากนั้นสามารถจะเปลี่ยนขนาดต้นฉบับด้วยมือ ถ้าดวงไฟกระพริบแสดงขนาดของเซ็ทหรือดวงไฟให้เปลี่ยนคาสเซ็ทที่สว่างขึ้นมา แสดงว่ามิได้ใส่คาสเซ็ท
การถ่ายเอกสารที่เป็นการถ่ายสำเนาลบ
1. การถ่ายสำเนาขนาด B6 หรือ A6 ฟิล์ม OHP กระดาษลอกลาย สลากและอื่น ๆ ให้ป้อนเข้าไปที่ละแผ่น
2. แผ่นขนาดต่างกันใส่เข้าไปเวลาเดี่ยวกันไม่ได้
3. สอดกระดาษเข้าไปให้ตรง เพื่อป้องกันไม่ให้ติดกัน
การถ่ายโดยใช้เอกสารด้วยมือ
1. กดปุ่มแบบการใช้แบบถ่ายเอกสารด้วยมือ ให้ไฟบอกแบบการใช้แบบถ่ายเอกสารด้วยมือ
2. เลื่อนขนาดกระดาษโดยกดปุ่มขนาดของกระดาษ
การถ่ายเอกสารขยายส่วนที่ต้องการ
1. กดปุ่มถ่ายขยายจนกว่าเลขที่ต้องการปรากฏขึ้นที่ไฟบอกขนาดการย่อ/ขยาย
2. เลือกขนาดกระดาษโดยการกดปุ่มถาดกระดาษ
การดูแลรักษา
การบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารเพื่อให้เครื่องถ่ายเอกสารมีประสิทธิภาพในการใช้งานเป็นเวลานาน ควรปฏิบัติดังนี้
ทุกเดือน ก่อนทำความสะอาดหรือทำการซ่อมแซมบำรุงรักษาใด ๆ จะต้องปิดสวิทช์หลักไปที่ตำแหน่งปิด (ศูนย์) แล้วปฏิบัติดังนี้
1. ทำความสะอาดฝาคอบต้นฉบับและกระจกโดยเปิดฝาคอบต้นฉบับ และใช้ผ้านุ่ม ที แอลกอฮอล์เช็ดด้านใต้ของฝาปิดและเช็ดต้นฉบับ
2. เวลาเช็ดอย่าใช้ทินเนอร์หรือสารทำลายอื่น ๆ
3. ทำความสะอาดชาร์จเจอร์หลักด้วยอุปกรณ์ทำความสะอาดชาร์จเจอร์ โดยระวังอย่า ให้เส้นลวดของชาร์จเจอร์หลักขาดเป็นอันขาด
4. ตั้งเครื่องในตำแหน่งที่อุณหภูมิไม่ร้อนหรือไม่ชื้นจนเกินไป
5. ทำความสะอาดตัวเครื่องด้านนอกด้วยแอลกอฮอล์ให้สะอาด
6.ไม่เปิด-ปิดเครื่องบ่อย ๆ ควรเตรียมเอกสารที่จะถ่ายให้พร้อมในครั้งเดียว
7. รอให้เครื่องคลายความร้อน ปิดสวิทช์ ถอดปลั๊ก แล้วใช้ผ้าคลุมเครื่องทุกครั้ง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น